Renouvellement du CSE : quelles sont les étapes incontournables à suivre ?

Le renouvellement des membres du comité social et économique (CSE) est une phase importante de la vie de l’entreprise, qui donne le ton du dialogue social et de l’efficacité des actions à venir. En effet, au terme de leur mandat de 4 ans, les représentants du personnel doivent être renouvelés. Or, l’organisation des élections du CSE doit être correctement anticipée par l’employeur, car elle suppose de suivre un processus bien arrêté : il faut informer les salariés et les organisations syndicales en amont du premier tour, élaborer la liste des candidats titulaires et suppléants, prévoir le calendrier et les modalités de vote, négocier le protocole d’accord préélectoral, etc. Quelles sont les étapes à suivre pour le renouvellement du CSE ? Quelles obligations doivent être respectées pour garantir le bon déroulement du scrutin ? Voici tout ce qu’il faut savoir.

Quand faut-il organiser le renouvellement du CSE ?

La mise en place d’un comité social et économique est une obligation depuis le 1^er janvier 2020 dans les entreprises dont l’effectif dépasse 10 salariés pendant 12 mois consécutifs, comme le prévoit l’article L2311-2 du Code du travail. Le CSE est en effet l’unique instance représentative du personnel, qui combine à la fois le comité d’entreprise, les délégués du personnel, ainsi que le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

À l’issue de leur mandat de 4 ans (sauf en cas d’accord d’entreprise ou de branche qui instaure une durée différente – entre 2 et 4 ans), les membres de la délégation du personnel au CSE doivent être renouvelés. La quatrième année du mandat correspond ainsi à l’organisation de nouvelles élections professionnelles en vue du renouvellement du CSE, avec une mise en œuvre à compter du mois de septembre de l’année N-1 pour une nouvelle instance qui démarre ses activités au 1^er janvier de l’année N.

Notez que l’absence d’initiative ou le refus de l’employeur d’organiser les élections du CSE constitue un délit d’entrave. Un salarié ou une organisation syndicale peut demander à l’employeur de respecter son obligation : celui-ci dispose alors d’1 mois pour mettre en place le protocole électoral et prévoir le premier tour du scrutin.

Bon à savoir : les mandats du CSE peuvent être prorogés dans des situations particulières. C’est le cas lors d’un transfert d’entreprise, ou lorsque la DREETS est saisie dans le cadre d’une contestation ou d’une incapacité à prendre une décision commune entre l’employeur et les syndicats. Les mandats en cours sont alors prolongés jusqu’à ce que des élections aient lieu.

Comment organiser le renouvellement du CSE ?

Le renouvellement du CSE suppose de suivre plusieurs grandes étapes qui, pour la plupart, sont similaires à celles qui président à l’organisation des élections initiales. Quelles sont-elles ?

Mettre en place la procédure électorale

La procédure électorale a pour objet d’anticiper les différentes phases du calendrier des élections professionnelles, y compris le déroulement du vote. Voici une liste des principaux jalons à respecter :

• Informer les salariés et les organisations syndicales de la mise en place des élections, sachant que la date du premier tour doit être fixée au plus tard le 90^e jour après cette étape (il faut donc s’y prendre, idéalement, au début du mois de septembre de l’année N-1).

Bon à savoir La période d’information ne doit pas être négligée : elle est l’occasion d’attirer l’attention des salariés et de les sensibiliser à l’importance du comité social et économique, de partager une vision du dialogue social, de faire connaître les missions du CSE, et in fine de pousser les collaborateurs à mesurer l’intérêt de se porter candidat ou de participer au vote.

• Inviter les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral, et à constituer chacune leur liste de candidats. Cette invitation doit être lancée par l’employeur au moins 2 mois avant la fin du mandat des élus, et au minimum 15 jours avant la date prévue pour la négociation du protocole (Code du travail, art. L2314-5). Celle-ci porte sur le nombre et la composition des collèges électoraux, sur la répartition des sièges et des candidats salariés, sur la constitution du bureau de vote, ainsi que sur les modalités pratiques de déroulement du scrutin. Les parties en présence peuvent aussi décider de recourir au vote électronique à cette occasion, et de l’inscrire dans le protocole préélectoral.
• Afficher les listes électorales, chaque liste devant inclure exclusivement les électeurs. Il s’agit des salariés ayant le droit de voter.
• Afficher les listes de candidats, chaque liste devant inclure (lors du premier tour) exclusivement les candidats présentés par les organisations syndicales.
• Organiser le premier tour du scrutin, au moins 15 jours avant l’expiration du mandat des membres du CSE. Le déroulement des opérations électorales est supervisé par le bureau de vote.
• Dépouiller les bulletins et compter les suffrages valablement exprimés, informer les votants et les syndicats des résultats, et rédiger un procès-verbal propre au renouvellement du CSE.
  

Bon à savoir Ces étapes sont répétées lorsqu’un deuxième tour de scrutin est nécessaire. À cette occasion, tous les salariés peuvent se présenter sur une liste, même s’ils ne sont pas soutenus par des organisations syndicales.

Cet outil du ministère du Travail vous aidera à établir le calendrier de vos élections professionnelles.

Prévenir les situations de carence

En cas de procès-verbal de carence, c’est-à-dire lorsqu’aucun salarié ne s’est présenté aux deux tours du scrutin, un salarié ou une organisation syndicale peut demander l’organisation de nouvelles élections. La demande ne peut intervenir qu’à l’issue d’un délai de 6 mois après l’émission du PV. L’employeur dispose d’1 mois pour les organiser.

Fréquente dans les entreprises de 11 à 49 salariés, la carence a plusieurs conséquences : un mauvais fonctionnement de l’entreprise en ce qui concerne l’information et la consultation des salariés, des difficultés à alerter l’employeur sur des conditions de travail dégradées, et un manque d’action collective en matière de prévention des risques professionnels. Il est donc essentiel de bien informer les salariés sur l’utilité du comité social, de communiquer efficacement sur son fonctionnement, et de faire en sorte que la période de renouvellement du CSE soit connue de tous dans l’entreprise.

Comment organiser la passation de l’ancien au nouveau CSE ?

Le renouvellement du CSE correspond (le plus souvent) à un changement des membres de l’instance. Pour le nouveau comité social élu, la première réunion est donc capitale : elle détermine les priorités pour le mandat à venir et pose les bases de la collaboration entre ses membres (et avec l’employeur). Supervisée par le président du comité, cette réunion est aussi l’occasion de présenter les nouveaux salariés élus, de clarifier les responsabilités de chacun, d’adopter le règlement intérieur, et de planifier les futures actions.

Enfin, elle permet de réaliser un bilan des 4 années écoulées. Élaboré par les élus sortants et par les organisations syndicales représentatives, ce bilan fait le point sur les réalisations du comité, dans le but d’améliorer son fonctionnement et de favoriser le dialogue social dans l’entreprise. Notez qu’il s’agit d’une obligation prévue par l’article R2315-39 du Code du travail : « Les membres du comité social et économique sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion, y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles du comité. Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l’administration et l’activité du comité. »

Bon à savoir Suite au renouvellement du CSE, le Code du travail ne fixe pas de délai spécifique pour la tenue de la première réunion. En pratique, il est recommandé que la première réunion doit être organisée rapidement pour permettre au CSE de commencer à exercer ses fonctions. Il est important de noter que le CSE doit se réunir au moins 1 fois par mois dans les entreprises de plus de 300 salariés, et au moins une fois tous les deux mois dans les entreprises de moins de 300 salariés.

Enfin, ces élus bénéficient de deux formations obligatoires : en santé et en sécurité d’une part, et en matière économique et juridique d’autre part (dans les entreprises de 50 salariés et plus). Cela permet de faire en sorte que le renouvellement du CSE se déroule dans les meilleures conditions possibles.