Assemblée générale d’association en ligne
L’assemblée générale d’association est essentielle au bon fonctionnement et à la gestion de toute structure encadrée par la loi du 1er juillet 1901.
Donnant lieu à une convocation une fois par an, l’AG d’association est l’occasion pour les dirigeants et les membres de se réunir pour échanger autour des activités de l’année écoulée, prévoir ensemble les projets à venir, et valider la partie financière. C’est là que les décisions stratégiques pour le futur sont proposées au vote et adoptées par les membres de l’association.
La solution pour digitaliser votre assemblée générale d’association
Spécialiste du vote électronique, eklesio aide les associations à passer à l’assemblée générale en ligne et à digitaliser leurs procédures de vote en séance. Notre solution complète et sécurisée permet de dématérialiser une AG d’association et de booster le taux de participation en offrant la possibilité aux membres de voter à distance, où qu’ils se trouvent, sans avoir à être physiquement présents.
Vos besoins
- Organiser une assemblée générale d’association à distance et assurer le bon déroulement du vote
- S’assurer d’atteindre le quorum (puis la majorité) lors des sessions de vote
- Garantir la conformité du vote électronique en AG avec la réglementation
- Protéger les données personnelles des membres d’association qui votent à distance
Nos solutions
- Collecte et dépouillement des résultats des votes exprimés lors de l’AG
- Aide à l’organisation d’une assemblée d’association 100 % digitale
- Hausse du taux de participation via le vote à distance des membres
- Conformité réglementaire et sécurité des données
Passez à l’assemblée générale en ligne pour votre association
L’assemblée générale d’association réunit l’ensemble des membres, sauf restrictions prévues par les statuts ou par le règlement intérieur (membres d’association non actifs, membres qui ne sont pas à jour de leur cotisation, etc.). Dans certains cas de figure, des membres ne disposant pas d’un droit de vote peuvent également faire l’objet d’une convocation, comme c’est le cas pour le commissaire aux comptes.
La loi du 1er juillet 1901, qui régit le fonctionnement des associations, laisse une grande liberté dans l’organisation de l’assemblée générale, depuis la procédure de convocation jusqu’au mode de scrutin choisi. La loi ne mentionnant aucune obligation de tenir une AG, ce sont les statuts de l’association qui l’imposent le plus souvent et qui prévoient les étapes indispensables à son bon déroulement. S’agissant d’un moment clé pour les associations, cette assemblée est idéalement tenue une fois par an.
En somme, rien ne vous empêche d’organiser votre assemblée générale d’association en ligne, dès lors que vos statuts ne l’interdisent pas. La digitalisation de cette réunion annuelle et des sessions de vote permet de supprimer l’obstacle de la distance géographique, en permettant aux membres de participer aux échanges et de voter les résolutions sans être physiquement présents. Une telle souplesse favorise un taux de participation élevé lors du scrutin, ce qui garantit l’atteinte du quorum et de la majorité, et confère plus de légitimité aux décisions prises.
Les deux types d’assemblées générales pour les associations
- L’assemblée ordinaire concerne la gestion courante de la structure : présentation des activités, approbation des comptes, désignation des dirigeants, vote des résolutions, etc
- L’assemblée extraordinaire est réservée aux changements importants dans la vie ou dans le fonctionnement de l’association : modification des statuts, évolution des modalités d’adhésion, achat d’un bien immobilier, souscription d’un emprunt, etc.
Comment se déroule une assemblée générale d’association ?
La loi 1901 laissant un maximum de liberté, les statuts d’association constituent les actes fondateurs de la structure : parfois complétés par un règlement intérieur (facultatif) qui détaille ses règles de fonctionnement, les statuts prévoient toutes les étapes du déroulement d’une assemblée générale d’association, depuis la convocation jusqu’au procès-verbal, en passant par la tenue du vote. Quelles sont ces étapes ?
- La convocation à l’assemblée générale. C’est le président ou son secrétaire qui est chargé de rédiger et d’envoyer cette convocation (ou, le cas échéant : le conseil d’administration ou le bureau) dans un délai raisonnable avant la tenue de l’assemblée générale, entre 15 jours et 1 mois plus tôt. La convocation intègre aussi l’ordre du jour.
- La désignation d’un président de séance chargé de diriger les débats.
- La vérification du quorum par le président de séance (grâce à la feuille de présence).
- La lecture des points à l’ordre du jour et l’organisation du vote pour les délibérations, selon les modalités prévues par les statuts de l’association. La majorité des membres présents est requise pour adopter une proposition. Tous les points doivent être abordés pendant la séance.
- La rédaction et la signature du procès-verbal, puis la clôture de la séance.
Quelles sont les modalités de vote en AG d’association ?
Lors de l’assemblée générale d’association, les membres disposant d’un droit de vote sont invités à s’exprimer sur les résolutions qui leur sont présentées.
FAQ
Une association est-elle obligée d’organiser une assemblée générale ?
La loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association n’impose pas systématiquement l’organisation d’une assemblée générale. Les règles applicables dépendent principalement des statuts, qui définissent les modalités de fonctionnement et de gouvernance. La plupart des associations prévoient la tenue d’une AG ordinaire au moins une fois par an pour présenter le rapport d’activité, approuver les comptes, examiner le budget prévisionnel et soumettre certaines décisions au vote des adhérents. Une AG extraordinaire peut être organisée pour statuer sur des décisions importantes affectant la vie de l’association : modification des statuts, évolution des conditions d’adhésion, fusion, dissolution ou souscription d’un emprunt.
Quelles décisions peuvent être votées lors d’une assemblée générale d’association ?
Les décisions soumises au vote lors d’une assemblée générale d’association dépendent des statuts. Les membres peuvent notamment être amenés à voter l’approbation des comptes, le rapport moral, le budget prévisionnel, l’élection ou le renouvellement des dirigeants, la fixation des cotisations ainsi que certaines décisions importantes telles qu’une modification des statuts, une fusion ou une dissolution de l’association.
Comment organiser une assemblée générale d’association en ligne ?
La loi du 1er juillet 1901 régissant le fonctionnement des associations laisse une grande liberté dans l’organisation de l’assemblée générale : les modalités applicables sont précisées dans les statuts. Toute association qui le souhaite peut donc prévoir la tenue d’une AG en ligne, dès lors que ses statuts ne l’interdisent pas expressément. L’organisation d’une assemblée générale dématérialisée implique notamment la convocation des membres, la vérification du quorum lorsqu’il est prévu par les statuts, la tenue des débats et le vote des résolutions au moyen d’une solution de vote électronique sécurisée. La dématérialisation permet de faciliter la participation des adhérents en leur donnant la possibilité de voter et de suivre les échanges à distance, quel que soit leur lieu de résidence.
Comment sécuriser les votes lors d’une assemblée générale d’association en ligne ?
Lorsqu’une assemblée générale est organisée en ligne, la sécurisation des votes repose notamment sur l’authentification des électeurs, la confidentialité des suffrages, l’intégrité du scrutin, la traçabilité des opérations et le respect des règles fixées dans les statuts. Une solution de vote électronique sécurisée permet de garantir l’unicité du vote, de contrôler l’identité des participants, d’horodater les opérations et de préserver la confidentialité des données tout au long du processus.
Pourquoi utiliser le vote électronique pour une assemblée générale d’association ?
| Critère | Avantage du vote électronique pour une assemblée générale d’association |
| Participation des membres | Plus élevée grâce à la possibilité de voter depuis n’importe où avec un ordinateur, un smartphone ou une tablette |
| Dépouillement des votes | Automatique |
| Coût de l’organisation du scrutin | Réduit : peu d’envoi papier et logistique réduite dans les locaux |
| Sécurité du scrutin | Chiffrement et authentification des votants, confidentialité des suffrages |
| Résultats des votes | Immédiats |
Cette solution est particulièrement adaptée aux associations comptant de nombreux adhérents ou implantées sur plusieurs sites.
Les membres présents peuvent voter à main levée ou à bulletin secret, en fonction de ce que prévoient les statuts. Les membres absents peuvent se faire représenter ou choisir de voter à distance, par correspondance ou par voie électronique, si les statuts prévoient cette possibilité. En l’absence d’un mode de scrutin fixé dans les règles de l’association, celui-ci est déterminé par le président de séance, à condition que l’assemblée soit en accord avec sa décision.
Les statuts prévoient également :
- Le quorum à atteindre (le nombre minimal de membres présents ou représentés pour que les résolutions puissent être soumises au vote).
- Le nombre de voix dont chaque membre dispose (par défaut : une voix par personne).
- La majorité à atteindre pour valider une résolution (simple ou relative, absolue, qualifiée ou à l’unanimité).
- Les bases de calcul de la majorité (tous les membres de l’association, seulement les membres présents, uniquement les suffrages exprimés, etc.).
Le vote électronique est possible en assemblée générale d’association, dès lors que la plateforme employée pour l’organiser est en conformité avec la réglementation : le RGPD (pour la protection des données personnelles) et les recommandations de la CNIL (niveaux de sécurité à couvrir, contrôle de l’intégrité du système de vote et de la liste d’émargement, mode d’authentification des votants qui garantit l’absence de risque, etc.).
