Passez au vote électronique pour votre assemblée générale de mutuelle
Spécialiste du vote électronique, eklesio accompagne les mutuelles (de santé ou d’assurance) dans la digitalisation de leurs assemblées générales, de leurs conseils et de leurs comités. Nous vous aidons à organiser des scrutins à distance, simples d’utilisation et conformes à la réglementation, pour des prises de décisions en assemblée ou lors de l’élection des délégués au conseil d’administration.
La solution de vote électronique pour optimiser vos AG
L’organisation d’une assemblée générale de mutuelle peut représenter un défi de taille, surtout lorsque les membres concernés par la convocation sont en grand nombre et dispersés. Le recours à une solution de vote électronique contribue à simplifier la mise en place des AG et à optimiser le déroulement des sessions de vote (pour les élections au sein des conseils d’administration et pour les prises de décisions).
Avec eklesio, vous dématérialisez la tenue des assemblées générales, conseils et comités de votre mutuelle en toute simplicité. Vous profitez d’une plateforme digitale disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 qui offre aux membres, délégués et autres participants de s’exprimer à distance, sans contraintes, avec un maximum de sécurité. Vous organisez votre assemblée générale
en ligne de bout en bout, depuis la convocation des membres/délégués jusqu’au dépouillement des bulletins.
Vos besoins
- Garantir le bon déroulement du vote en assemblée générale de mutuelle,
- Organiser le scrutin dans des conditions optimales de sécurité et de confidentialité,
- Renforcer la légitimité des délégués élus et des décisions prises en AG,
- Protéger les données personnelles et assurer la conformité des scrutins.
Nos avantages
- Collecte, dépouillement et consolidation des votes exprimés (en phase pré-AG et en AG) avec un risque d’erreur réduit au minimum.
- Accompagnement à toutes les étapes de la mise en place de votre assemblée générale en ligne.
- Hausse du taux de participation des membres et délégués votants grâce à un système intuitif et accessible partout.
- Conformité réglementaire et sécurité des données des votants.
Les bénéfices de notre solution de vote en ligne pour les mutuelles
La solution de vote d’eklesio garantit la maîtrise du processus démocratique lors des assemblées générales, des conseils et des comités des mutuelles de santé ou d’assurance. Notre plateforme respecte les exigences relatives à la protection des données personnelles des utilisateurs dans le cadre des scrutins à distance : l’anonymat des votants est respecté et leurs informations sont sécurisées.
Avec notre solution, augmentez le taux de participation lors de chaque vote en assemblée générale pour votre mutuelle santé ou assurantielle, réduisez au maximum le risque d’erreur tout au long du processus, et obtenez les résultats rapidement grâce au dépouillement automatique.
Les garanties de sécurité de notre solution
Un système de vote électronique doit offrir les garanties nécessaires à l’organisation d’un scrutin respectueux de la réglementation et de vos statuts.
Notre solution est conforme aux exigences européennes (RGPD) et françaises (délibération de la CNIL du 25 avril 2019 relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique) : elle garantit la sécurité et la confidentialité des bulletins, ainsi que l’anonymat des membres et des délégués votants.
La MAE nous a fait confiance pour leur AG de mutuelle
Nicolas Blanchard et Gilles Chrétien, vice-présidents de la MAE , partagent leur retour d’expérience sur l’organisation de leur AG de mutuelle
Pourquoi passer au vote électronique pour vos assemblées générales ?
Les statuts des mutuelles de santé ou d’assurance peuvent prévoir le recours au vote par correspondance, et plus spécifiquement à un outil de scrutin en ligne, pour l’élection des délégués au conseil d’administration comme pour le vote des résolutions. La mise en place du scrutin électronique pour vos sessions de vote en assemblée générale de mutuelle offre de multiples avantages :
- Possibilité aux participants de s’exprimer depuis n’importe où, à l’aide d’une simple connexion à Internet, sans contraintes, et sans devoir réaliser une procuration.
- Utilisation simple et rapide de la plateforme.
- Hausse du taux de participation lors du vote de l’assemblée générale de mutuelle, ce qui permet de respecter les règles de quorum et de majorité et de rendre plus légitimes les décisions prises ou les administrateurs élus.
- Solution qui s’adapte aux besoins de la mutuelle : vote des résolutions ou élection des membres du conseil d’administration ou des délégués des sociétaires. Cela, quel que soit votre domaine d’activité (santé ou assurance).
- Processus 100 % dématérialisé qui va au-delà du scrutin : notre solution autorise la gestion en ligne des listes électorales et des listes de candidats, l’édition des listes d’émargement, le suivi de la participation en temps réel, le dépouillement automatisé des urnes, l’annonce des résultats et l’établissement des procès-verbaux.
- Réduction des coûts d’organisation du vote en assemblée générale de mutuelle.
Dans quels cas a-t-on recours au vote en assemblée générale de mutuelle ?
L’assemblée générale d’une mutuelle de santé ou d’assurance est constituée des membres honoraires et des membres participants, mais les statuts peuvent prévoir l’intégration des délégués élus par les sections locales. Lors d’une AG, l’on recourt au vote dans deux cas de figure : pour voter les résolutions présentées et pour élire les administrateurs ainsi que les délégués des sociétaires.
FAQ
Quel est le rôle de l’assemblée générale de mutuelle ?
L’assemblée générale est l’organe délibérant de la mutuelle. Conformément à l’article L114-8 du Code de la mutualité, elle réunit au moins une fois par an les adhérents ou leurs délégués afin de voter les résolutions, d’approuver les comptes, d’examiner les rapports d’activité et de gestion, de définir les orientations stratégiques de la mutuelle et d’élire les membres du conseil d’administration. Véritable pilier de la démocratie mutualiste, l’assemblée générale permet aux adhérents de participer à la gouvernance de la mutuelle et aux décisions qui déterminent son fonctionnement et son évolution.
Comment sont prises les décisions au sein d’une mutuelle ?
Au sein d’une mutuelle, les décisions sont prises selon les principes de la démocratie mutualiste. Les adhérents élisent leurs représentants ou délégués lors de l’assemblée générale qui constitue l’instance souveraine. Conformément à l’article L114-9 du Code de la mutualité, les membres de l’assemblée générale élisent les administrateurs chargés de siéger au conseil d’administration. Ce dernier met en œuvre les orientations stratégiques de la mutuelle, veille à sa bonne gestion et prépare les décisions soumises au vote. Cette organisation garantit la participation des adhérents à la gouvernance mutualiste et aux décisions qui concernent le fonctionnement de leur organisme.
Le vote électronique est-il autorisé lors d’une assemblée générale de mutuelle ?
Oui, les statuts d’une mutuelle peuvent prévoir le recours au vote électronique lors d’une assemblée générale. Cette solution permet aux adhérents ou aux délégués de voter à distance depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, tout en garantissant la confidentialité des suffrages, l’authentification des électeurs, l’intégrité du scrutin et la traçabilité des opérations de vote, conformément aux exigences de sécurité et de protection des données personnelles.
Comment atteindre le quorum lors d’une assemblée générale de mutuelle ?
L’atteinte du quorum est indispensable pour garantir la validité des délibérations de l’assemblée générale de mutuelle. Pour favoriser la participation de leurs adhérents, de nombreuses mutuelles mettent en place des dispositifs de vote à distance, de vote électronique ou de vote par correspondance. Ces solutions facilitent l’expression du vote et contribuent à légitimer les décisions prises en assemblée générale.
Quels sont les avantages du vote électronique pour une assemblée générale de mutuelle ?
| Critère | Avantage du vote électronique pour une assemblée générale de mutuelle |
| Participation des adhérents ou des délégués | Favorisée grâce à la possibilité de voter depuis n’importe où avec un ordinateur, un smartphone ou une tablette |
| Dépouillement des votes | Automatique |
| Coût de l’organisation du scrutin | Réduit : peu d’envoi papier et logistique réduite dans les locaux |
| Sécurité du scrutin | Chiffrement et authentification des votants, confidentialité des suffrages, traçabilité des opérations de vote en phase pré-AG et en AG |
| Résultats des votes | Disponibles dès clôture du scrutin (selon les modalités d’organisation choisies) |
Comme le veut l’art. L114-8 du Code de la mutualité (modifié par l’art. 35 de l’ordonnance n°2019-964), les membres de la mutuelle doivent se réunir au moins une fois par an afin de prendre des décisions clés pour l’avenir de l’organisation. À cette occasion, le conseil d’administration présente le bilan, le compte de résultat et l’annexe de l’exercice écoulé, conformément au décret n°2015-513, art.13. Le vote en assemblée générale des sociétaires permet, par exemple, d’approuver les comptes de la structure. Mais d’autres réunions peuvent être convoquées à tout moment durant l’année, dès lors que la convocation se fait dans les conditions et délais fixés par décret.
Par ailleurs, au sein d’une mutuelle, les décisions sont prises par un conseil d’administration, dont les administrateurs et les délégués des sociétaires sont élus par les membres lors d’une assemblée générale. C’est ce que prévoit l’art. L114-9 C du Code de la mutualité (modifié par l’ordonnance n°2017-734, art. 3) : « L’assemblée générale de la mutuelle ou de l’union procède à l’élection des membres du conseil d’administration et, le cas échéant, à leur révocation ». Par dérogation, l’AG peut aussi procéder à l’élection directe du président de l’organisme.
