Quel est le délai d’une convocation en assemblée générale ?

Toutes les organisations doivent convoquer des assemblées générales, par exemple pour l’approbation des comptes (assemblée ordinaire annuelle) ou pour valider une modification statutaire (assemblée extraordinaire). Dans ce cadre, il faut respecter des délais spécifiques pour informer les participants (actionnaires, associés ou copropriétaires) de la date et du lieu de l’assemblée générale. Quel est le délai de convocation en AG pour chaque type d’organisation (société, association, copropriété) ? Et quels sont les recours en cas de dépassement ?

Quel est le délai de convocation en AG selon le type d’organisation ?

Le délai de convocation en assemblée générale dépend de la forme juridique de l’entité, selon qu’il s’agit d’une société (SARL, SAS, SNC…), d’une association ou d’une assemblée de copropriétaires.

Délai de convocation en AG pour une société

Dans le cas des sociétés, les délais à respecter entre l’envoi de la convocation et la date de l’assemblée générale dépendent de la forme juridique :

• Pour une SARL, le délai est identique pour la convocation de l’assemblée générale ordinaire (AGO) et pour l’assemblée générale extraordinaire (AGE) : il est de 15 jours. De façon exceptionnelle, ce délai peut être ramené à 8 jours si la réunion a pour objet de remplacer un gérant décédé.

Bon à savoir L’assemblée ordinaire a pour but de traiter des questions courantes, notamment l’approbation des comptes lors de l’assemblée annuelle (sur la base du rapport du commissaire aux comptes). L’assemblée extraordinaire se tient lorsqu’une décision importante doit être prise en dehors d’une AGO, par exemple pour transférer le siège social, réduire ou augmenter le capital, dissoudre la société ou changer les modalités de répartition des bénéfices.

• Pour une SA, ce délai est de 15 jours pour la première convocation, et de 10 jours pour la seconde convocation. Les actionnaires sont informés par lettre recommandée au format papier ou électronique.
• Pour une SAS et une SNC, le délai de convocation en AG est librement fixé par les statuts de la société. Pour autant, il est indispensable de respecter une période minimale de 15 jours pour l’assemblée dédiée aux comptes annuels.
• Pour une société civile, il faut prévoir au moins 15 jours avant la date de l’assemblée, sachant que les associés ont la possibilité de définir des délais plus longs. La convocation se fait obligatoirement par lettre recommandée.

Délai de convocation en AG pour une association

En ce qui concerne la convocation d’une assemblée générale d’association, il est possible de compter au 15 jours entre l’envoi du courrier et la date de la réunion.

Néanmoins, les statuts de l’association peuvent prévoir un autre délai de convocation en AG qui peut être plus long. Ce sont les statuts qui fixent les délais pour convoquer une assemblée générale extraordinaire.

Délai de convocation pour une assemblée de copropriété

Dans une copropriété, le syndic s’adresse au conseil syndical des copropriétaires par le biais d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. À cette occasion sont prises les décisions relatives à la gestion et à l’administration de la copropriété.

Le délai de convocation pour une assemblée de copropriété est de 21 jours. Mais cet intervalle de temps est flexible : il peut être inférieur à 21 jours en cas d’urgence (par exemple, lorsqu’il faut prendre une décision liée à la conservation matérielle du bâtiment), ou plus long si le règlement de copropriété le prévoit. La convocation est envoyée ou remise à chaque copropriétaire.

Comment calculer les délais de convocation en AG ?

Quel que soit le type d’organisation, le délai de convocation en AG démarre :

• Au lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au destinataire.
• Au lendemain de l’envoi de la lettre recommandée électronique (à condition d’avoir recueilli le consentement préalable du destinataire).
• À compter de la date de signature du destinataire en cas de remise de la convocation en main propre contre émargement ou récépissé.

Notez que tous les jours calendaires sont pris en compte dans le délai de convocation : ouvrés, ouvrables, chômés ou fériés (sauf règles statutaires prévoyant un autre mode de calcul).

Quelles sont les modalités de convocation d’une assemblée générale ?

Au-delà du délai à respecter, quelles sont les modalités d’organisation de l’assemblée générale ? Pour convoquer une AG, il faut nécessairement préciser :

• La dénomination sociale de l’entreprise ou le nom de l’association.
• Le type d’assemblée générale.
• La date, le lieu et l’heure de la réunion.
• L’ordre du jour.
• Les modalités de vote.
• Le nom et la fonction des personnes ayant rédigé la convocation (pour une association).
• Les modes de consultation des justificatifs des charges de copropriété (pour une assemblée de copropriétaires).

Il faut aussi accompagner la convocation des documents indispensables à la préparation de l’assemblée et, le cas échéant, d’un bulletin de vote par correspondance (si l’entité organise une assemblée générale à distance par exemple).

Quels recours en cas de dépassement du délai de convocation en AG ?

Dans toute structure, les membres doivent être convoqués dans un délai raisonnable afin d’avoir le temps de prendre connaissance de l’ordre du jour, d’examiner les documents présentés, de formuler des résolutions et éventuellement de mandater un représentant.

Si le délai de convocation en AG n’est pas respecté, les participants peuvent demander l’annulation de toutes les décisions adoptées au cours de l’assemblée. Cette demande doit être formulée par les actionnaires, associés ou copropriétaires dans un délai spécifique :

• 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l’AG de copropriété.
• 3 ans à compter de la décision contestée en société.
• Pour une association : tout dépend de ce que prévoient les statuts.

Les membres qui contestent la régularité de l’assemblée doivent toutefois prouver que le délai de convocation en AG n’a pas été respecté et que ce retard a causé un préjudice. Le cas échéant, le tribunal peut décider d’annuler les décisions prises à l’occasion de la réunion.

FAQ

Quel est le délai légal pour convoquer l’assemblée générale d’une SAS ?

Pour une SAS, le délai de convocation en AG est librement fixé par les statuts, mais ne doit pas être inférieur à 15 jours dans un cas précis : pour l’assemblée annuelle dédiée à l’approbation des comptes. Ce délai laisse le temps aux actionnaires le temps de consulter les documents préparatoires, à l’exemple du rapport du commissaire aux comptes.

Quels sont les recours possibles en cas de convocation irrégulière à une assemblée générale ?

Une convocation en AG est considérée comme irrégulière lorsqu’elle ne respecte pas les règles légales ou statutaires. Par exemple : un délai de convocation trop court ou absent. Le recours le plus fréquent consiste à demander l’annulation de l’assemblée générale ou des décisions prises à cette occasion.

Comment s’assurer que tous les associés sont correctement informés de la date de l’AG ?

Pour s’assurer que les associés sont bien informés de la tenue de l’assemblée générale, il est essentiel de choisir un mode de convocation traçable : lettre recommandée avec accusé de réception, envoi électronique avec accusé de lecture ou signature qualifiée, remise en main propre contre émargement ou récépissé, ou publication dans un journal d’annonces légales (pour certaines SA).

Est-il possible d’envoyer une convocation d’AG par email ?

Oui, il est possible d’envoyer une convocation d’assemblée générale par email. Mais pour une question de traçabilité, il faut prévoir un accusé de réception électronique. Cette possibilité doit être prévue dans les statut