PV d’assemblée générale : quelle est son utilité et comment le rédiger ?

L’assemblée générale donne l’opportunité aux associés ou aux actionnaires d’exercer leur pouvoir de contrôle sur la gestion de l’entreprise. À cette occasion, il est capital de rédiger un procès-verbal : un document servant à contrôler la régularité du déroulement de l’assemblée, à constater les décisions prises par les membres présents, et à informer les parties prenantes de ce qu’il s’est dit. Or, la rédaction de ce PV d’AG (qui revient en principe au gérant ou au président de l’organe exécutif) doit intégrer des mentions incontournables, comme la date de l’événement, le siège social de la société, l’ordre du jour (rapports, comptes annuels…) et les textes des résolutions soumises au vote. Découvrez ce qu’est ce PV d’assemblée générale et quelle forme il doit prendre.

À quoi sert un PV d’AG ?

Le procès-verbal d’assemblée générale est bien plus qu’un simple compte rendu : il s’agit d’un document légal qui valide les décisions prises à cette occasion et garantit leur conformité. C’est aussi une obligation imposée aux entreprises et prévue par le Code de commerce dans ses articles R221-2 et suivants (pour les SNC), R223-24 et suivants (pour les SARL) et R225-23 et suivants (pour les SAS).

Seules les associations échappent à cette obligation, bien qu’il soit fortement recommandé de rédiger un PV d’assemblée générale d’association et que cela puisse être exigé par ses statuts.

Bon à savoir Dans une société unipersonnelle (SASU), il n’existe aucune obligation de tenir une AG. Il n’en reste pas moins que les décisions de l’associé unique doivent faire l’objet d’un PV d’assemblée générale.

Ce PV d’AG permet de restituer les faits, les événements, les situations et les décisions qui ont rythmé l’assemblée, non seulement pour servir de preuve aux membres présents en cas de litige ultérieur, mais aussi pour informer les parties prenantes absentes durant la réunion.

Cette obligation s’impose pour toute assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Par exemple :

• Lors de la constitution de la société : le PV d’assemblée générale est intégré au dossier d’enregistrement auprès du greffe et permet d’officialiser l’identité des associés fondateurs.
• Lors d’une modification des statuts, dans le cadre d’événements comme le remplacement du dirigeant, le transfert du siège social ou le retrait d’un actionnaire du capital social. Le PV d’AG qui découle de cette réunion doit être déposé au greffe du tribunal de commerce.
• Lors de toute assemblée annuelle ou extraordinaire, car toutes les décisions prises à cette occasion doivent être dûment consignées dans le PV d’AG (notamment l’approbation des comptes annuels). C’est aussi le cas pour une assemblée générale en ligne, celle-ci devant faire l’objet d’un compte rendu.

Comment rédiger un PV d’assemblée générale ?

Le PV d’assemblée générale doit être présenté sous la forme d’un document physique ou dématérialisé. Sa structure est libre, sachant que la réunion est rarement reproduite dans son intégralité : sauf exception, il s’agit plutôt de proposer un résumé des points les plus importants abordés par les associés/actionnaires présents (débats, décisions et délibérations soumises au vote).

En pratique, voici ce que le procès-verbal doit contenir (en prenant l’exemple d’une SARL ou d’une SNC).

Les informations sur la société

Ces informations concernent notamment :

• La dénomination de l’entité.
• Son statut juridique.
• Le montant de son capital social.
• L’adresse de son siège social.
• Son numéro SIREN.
• Son lieu d’immatriculation.

Les informations sur l’assemblée générale

Le PV d’assemblée générale comprend également des informations concernant l’AG en tant que telle :

• La date, l’heure et le lieu où elle s’est tenue.
• La nature de l’assemblée (ordinaire ou extraordinaire).
• Le nom, le prénom et la qualité du président de l’assemblée.
• Les membres présents et représentés, avec l’indication du nombre de parts sociales et de voix détenues par chacun d’eux.
• La personne ayant convoqué l’AG.
• L’ordre du jour.
• Les documents fournis à l’assemblée (comptes annuels, rapport de gestion de la direction, rapport du commissaire aux comptes, etc.).
• Un résumé précis et sincère des débats.
• L’heure de levée de l’AG.
• Le nom, le prénom et la fonction du signataire du procès-verbal.

Les informations sur les décisions prises

Le PV d’assemblée générale sert aussi à faire le point sur les résolutions soumises au vote et sur les décisions prises à cette occasion. Le cas échéant, il faut apporter les précisions suivantes :

• La liste des résolutions adoptées ou non par l’assemblée.
• Le nombre de participants en cas de vote.
• Les résultats des votes dans le détail : quelle résolution est adoptée à l’unanimité et quelle résolution est adoptée à la majorité, le nombre de voix pour et contre, les abstentions, etc.
• Le mode de scrutin choisi, par exemple : le vote en ligne.
• En cas de vote électronique, il est impératif de signaler tout incident technique ayant perturbé le bon déroulement de l’assemblée.

Bon à savoir Les informations à inclure dans le PV d’assemblée générale sont plus strictes pour une société anonyme (SA). En plus des points cités plus haut, il faut mentionner : le mode de convocation de l’AG, la composition du bureau (l’identité du président de séance, des deux scrutateurs et du secrétaire), le quorum atteint (le nombre d’actionnaires présents ou représentés par rapport au nombre minimum prévu pour que l’assemblée puisse valablement délibérer) et un résumé objectif de l’intégralité des débats.

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Qui doit rédiger le procès-verbal d’AG et dans quels délais ?

En principe, la rédaction du PV d’assemblée générale est dévolue aux membres des organes exécutifs des sociétés. Ce rôle incombe :

• Au gérant de SARL ou de SNC.
• Au président d’une société de capitaux par actions ou aux membres de son organe exécutif : le président du CA ou les administrateurs dans une société anonyme à conseil d’administration, le président ou les membres du directoire dans une SA à directoire.

Dans les faits, toutefois, l’édition du PV d’AG est souvent confiée au secrétaire de séance de l’assemblée (SA ou SNC) ou à toute personne interne à la société apte à rédiger cet acte, voire à un tiers extérieur légalement compétent.

Quant aux délais, il faut noter que la loi ne prévoit pas d’obligation de dresser un procès-verbal immédiatement après l’issue de l’assemblée générale. Il est toutefois recommandé de l’établir au plus vite (ou de rédiger un brouillon en fin de séance à faire signer par le président d’AG et par un associé/actionnaire) afin d’écarter toute contestation ultérieure.