Feuille de présence en assemblée générale : que faut-il savoir ?

À l’occasion d’une assemblée générale, l’ensemble des actionnaires, des associés, des dirigeants, des membres de l’association ou des copropriétaires (accompagnés du syndic) se réunit pour débattre des sujets portés à l’ordre du jour. Elle a lieu au moins une fois par an, notamment pour approuver les comptes annuels, mais aussi pour soumettre des propositions au vote des participants. C’est précisément lors des sessions de vote qu’elle est incontournable, puisqu’elle permet de confirmer les noms des membres présents et représentés, et de démontrer que le quorum a bien été atteint. Quel que soit le statut juridique de l’entité (SARL, SAS, SA, association, copropriété ou syndic…), la feuille de présence en assemblée générale joue donc un rôle déterminant. Voici ce que vous devez savoir à son sujet.

Quel est le rôle de la feuille de présence en assemblée générale ?

Une feuille de présence d’AG sert à indiquer le nombre de membres lors de la réunion, et à préciser le mode de participation ainsi que le mode de scrutin (présence sur place, vote par correspondance, vote électronique…). À ce titre, elle sert de référence pour évaluer l’atteinte du quorum : le nombre minimum de participants à réunir pour que l’assemblée générale soit en mesure de délibérer légalement.

Bon à savoir Les règles de quorum dépendent de la structure juridique, des statuts, ou encore du type d’assemblée générale. Par exemple, la loi n’impose pas de quorum pour une association ou une SARL (pour les AG ordinaires uniquement), ce qui veut dire que chaque entité est libre de prévoir des règles dans son règlement intérieur ou dans ses statuts. En revanche, pour une SA, le quorum doit représenter un quart des parts sociales avec droit de vote pour la première convocation, et un cinquième pour la seconde.

Par ailleurs, la feuille de présence en assemblée générale permet de s’assurer que tous les votes ont été comptabilisés (une information particulièrement utile en cas de vote par procuration) et de connaître le nombre de voix dont dispose chaque participant au vote.

Enfin, ce document sert de preuve en cas de contestation des modalités de vote, en attestant que les droits des membres présents ou représentés ont bien été respectés et qu’ils pouvaient effectivement participer aux discussions comme au scrutin. Notez qu’avec le PV d’assemblée générale, la feuille de présence est opposable à l’ensemble des membres l’ayant signée : elle les engage sur les décisions prises vis-à-vis des tiers. Elle a donc une forte valeur juridique.

La feuille de présence d’AG est-elle obligatoire ?

L’obligation de prévoir une feuille de présence d’assemblée générale dépend de la structure juridique. Le principe est le suivant : l’établissement de ce document n’est une obligation légale que pour les assemblées des actionnaires au sein d’une société anonyme (SA), comme le prévoit l’article L225-114 du Code de commerce, et pour les assemblées de copropriétaires. Dans les deux cas, en l’absence de feuille de présence, les délibérations des actionnaires ou de la copropriété peuvent être annulées.

La feuille de présence est facultative dans tous les autres cas de figure (association, SAS, SARL, SNC, SASU…), mais elle reste fortement recommandée, surtout lorsque les participants sont nombreux, qu’un quorum est prévu ou que le vote par procuration est permis, ou encore dans le cas d’une assemblée générale en ligne. Elle peut aussi être rendue obligatoire par le règlement intérieur ou les statuts, notamment dans le cadre d’une association ou d’une assemblée de copropriétaires. Le cas échéant, elle est jointe au procès-verbal établi à la suite de l’AG.

Que doit contenir une feuille de présence ?

Les mentions à inclure dans une feuille de présence en assemblée générale varient, là encore, en fonction du statut de la société ou de l’organisme. Voici une synthèse des informations que l’on retrouve dans ce document :

• Les données concernant l’entité (raison sociale, adresse du siège, statut juridique, etc.), y compris pour une copropriété ou un syndic de copropriété.
• Le type d’assemblée (ordinaire ou extraordinaire).
• La date et le lieu de l’AG.
• Le mode d’organisation : sur place, par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.
• Les nom, prénom et adresse de chaque participant ou mandataire présent (actionnaire, associé, membre d’association, copropriétaire). Lorsqu’un actionnaire est une personne morale, on indique sa raison sociale.
• Le nombre de parts sociales, information essentielle pour déterminer l’atteinte du quorum (pour une SAS ou une SARL).
• Le nombre de droits sociaux des actionnaires et de leurs mandants, ainsi que le nombre de voix attaché à ces droits (pour une SA).
• Le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire (avec application des règles de diminution des voix pour un copropriétaire majoritaire ou un mandataire détenant quatre mandats ou plus).
• Le cas échéant : le nom, prénom et domicile des membres ou des copropriétaires ayant voté par correspondance en amont de l’AG (par exemple, dans le cadre d’une session de vote en ligne).
• La signature de tous les membres présents.
• En annexe : la procuration ou le formulaire de vote par correspondance pour chaque membre concerné.

Cette feuille de présence prend généralement la forme d’un tableau qu’il est possible d’établir de façon manuscrite ou digitale (auquel cas, l’apposition d’une signature électronique est nécessaire).

Comment est tenue une fiche de présence ?

Dès leur arrivée sur les lieux de l’assemblée (ou dès leur connexion à la réunion dans le cadre d’une AG en ligne), tous les participants doivent apposer leur signature en marge de la feuille de présence. Ceux qui représentent un ou plusieurs autres membres ou copropriétaires doivent présenter les procurations avant de signer, puis les joindre à la fiche de présence.

L’émargement de la feuille de présence en assemblée générale, qu’il soit fait par un adhérent ou par son mandataire, confirme sa présence jusqu’à l’issue de l’AG. Il est toutefois possible d’indiquer un éventuel départ anticipé ou une arrivée tardive. Par ailleurs, le relevé systématique des présences et des départs en cours de réunion permet d’ajuster en temps réel le nombre de membres présents et représentés, ainsi que le nombre de voix pour l’atteinte de la majorité lors d’un vote.

En fin de séance, la fiche de présence doit être certifiée exacte par le président de l’assemblée ou de la copropriété, puis annexée au procès-verbal. La mention « Je certifie l’exactitude des informations inscrites sur la feuille de présence ainsi que le nombre d’associés [ou autres] présents à l’assemblée générale » doit apparaître visiblement en bas du document, suivie du nom et de la signature du président.

FAQ : comment remplir correctement une fiche de présence d’AG ?

En raison de sa valeur probatoire, la feuille de présence en assemblée générale doit respecter un certain formalisme de façon à garantir sa force juridique. Elle doit notamment mentionner les noms, prénoms et domiciles des membres présents ou représentés (ou des mandataires), le nombre de parts sociales ou d’actions détenues par chaque participant, ainsi que le nombre de voix associé aux parts sociales ou aux actions.

Quelles sont les conséquences d’une feuille de présence mal remplie ?

En principe, une feuille de présence en assemblée générale erronée ou incomplète peut entraîner la nullité des décisions prises lors de l’AG, lorsque l’erreur commise a un impact sur le quorum ou sur la majorité requise. Dans les faits, les délibérations ne peuvent être annulées qu’en l’absence d’éléments suffisants pour identifier les membres présents ou représentés et contrôler le résultat des votes.

Quels sont les droits des membres concernant la feuille de présence en AG ?

Tout membre de l’assemblée générale qui en fait la demande peut se faire remettre une copie de la feuille de présence sans motif (elle est annexée au procès-verbal). Sa consultation permet d’effectuer des vérifications quant aux membres présents ou représentés et d’initier un litige si, par exemple, les conditions de validité d’un vote n’étaient pas réunies.

Comment consulter une feuille de présence établie ?

Une feuille de présence en assemblée générale, une fois établie, peut être consultée dans le format où elle a été réalisée : format papier ou format électronique. C’est la même chose pour les procurations et les formulaires de vote à distance.